El Establecimiento de metas y prioridades es una competencia esencial para gestionar el tiempo con intención y productividad, tanto en el ámbito personal como profesional.
A continuación se muestran en detalle los conceptos clave de este tema y cómo aplicarlos en la práctica:
¿Qué es una meta?
Una meta es un resultado deseado que quieres alcanzar en un periodo determinado. Las metas bien formuladas proporcionan dirección, motivación y un marco para tomar decisiones.
¿Qué significa establecer prioridades?
Establecer prioridades implica ordenar tus tareas con base en:
Importancia (¿Contribuye a mis metas o propósito?)
Urgencia (¿Tiene un límite de tiempo inminente?)
Impacto (¿Qué consecuencias tiene hacerla o no hacerla?)
Covey y otros autores sugieren enfocarse en lo importante, aunque no sea urgente.
Enfoques y técnicas útiles
1. Metas SMART o SMARTER
Una meta efectiva debe ser:
S: Específica
M: Medible
A: Alcanzable
R: Relevante
T: Temporal Opcional:
E: Evaluada
R: Reajustada
Ejemplo personal:
Leer 12 libros este año → “Leer un libro al mes (específico, medible, alcanzable, relevante, temporal)”.
Ejemplo profesional:
“Incrementar en un 15% las ventas del segundo trimestre mediante campañas en redes sociales dirigidas al mercado local”.
2. Matriz de Eisenhower
Herramienta para clasificar tareas en 4 cuadrantes:
Urgente
No urgente
Importante
Hacer ahora
Planificar
No importante
Delegar o reagendar
Eliminar o ignorar
Para aplicar correctamente la Matriz de Eisenhower (también conocida como matriz urgente-importante), es fundamental saber cómo clasificar objetivamente las tareas según su importancia y urgencia.
A continuación se muestran criterios claros y prácticos para cada dimensión:
2.1. ¿Qué es una tarea importante?
Una tarea importante es aquella que:
Criterios de importancia
Contribuye directamente a tus objetivos o metas a largo plazo.
Tiene impacto significativo en tu vida, bienestar o resultados profesionales.
Está alineada con tus valores, propósito o visión personal/profesional.
Previene problemas futuros si se realiza con anticipación.
Solo tú puedes hacerla (por tu experiencia, rol o responsabilidad).
Ejemplos de tareas importantes
Planificar tu presupuesto mensual.
Diseñar la estrategia del trimestre.
Estudiar para una certificación profesional.
Mantener una conversación crucial con tu equipo o familia.
Hacer ejercicio regularmente.
2.2 ¿Qué es una tarea urgente?
Una tarea urgente es aquella que:
Criterios de urgencia
Tiene una fecha límite inminente o ya está por vencerse.
Requiere acción inmediata o reacción rápida.
Genera presión externa (llamadas, correos, recordatorios).
Puede interrumpir otras actividades si no se atiende pronto.
Su consecuencia negativa ocurre a corto plazo si no se hace.
Ejemplos de tareas urgentes
Contestar una llamada del jefe.
Resolver una queja de cliente activo.
Enviar un archivo antes de la hora de corte.
Presentarte a una cita médica o legal programada.
Corregir un error técnico en el sistema.
¿Qué es lo NO importante?
Una tarea no importante es aquella que:
Criterios de no importancia
No contribuye directamente a tus metas ni a tu desarrollo.
Puedes delegarla sin consecuencias significativas.
Es agradable o cómoda, pero no necesaria.
Es reactiva o provocada por otros (notificaciones, chats, etc.).
Se puede eliminar sin cambiar tus resultados o calidad de vida.
¿Qué es lo NO urgente?
Una tarea no urgente es aquella que:
Criterios de no urgencia
No tiene un plazo inmediato.
Puedes agendarla sin impacto negativo.
Es importante pero su efecto se nota a largo plazo.
Puede esperar, pero si se acumula puede generar crisis futuras.
3. Técnica ABCDE
La técnica ABCDE es un método sencillo pero muy poderoso para establecer prioridades entre tareas, popularizado por Brian Tracy en su libro “Tráguese ese sapo”. Es especialmente útil cuando tienes muchas tareas pendientes y necesitas saber por dónde empezar.
¿En qué consiste la técnica ABCDE?
Consiste en clasificar tus tareas diarias con una letra (de la A a la E) según su nivel de importancia y consecuencia. Esto te permite enfocar tu tiempo y energía en lo que realmente marca la diferencia.
Letra
Prioridad
Significado
A
Muy alta
Tarea crítica. Si no la haces, tendrá consecuencias graves.
B
Alta
Importante, pero no tan crítica. Consecuencias leves.
C
Moderada
Tarea agradable, pero sin impacto relevante.
D
Baja
Delegable. Alguien más puede hacerla por ti.
E
Nula
Eliminable. No aporta valor. Puedes dejar de hacerla.
Ejemplo práctico
Imagina que inicias tu lunes con esta lista de tareas:
Enviar propuesta a cliente clave
Contestar correos generales
Publicar una frase en redes sociales
Llamar al banco para cambiar un servicio
Ver noticias financieras
Clasificación ABCDE:
A: Enviar propuesta a cliente clave → consecuencia alta si no se hace
B: Llamar al banco
C: Publicar en redes
D: Contestar correos (delegar a asistente)
E: Ver noticias (podría eliminarse o postergarse)
¿Cómo aplicarla en tu día a día?
Haz tu lista diaria o semanal.
Clasifica cada tarea con una letra.
Si tienes varias tareas “A”, ordénalas como A1, A2, A3…
Empieza por la A1, incluso si es la más difícil (“comerse el sapo”).
No avances a las tareas B o C hasta terminar la A.
Aplicación personal
Tarea
Clasificación
Ir al médico
A
Ir por un café con un amigo
C
Ver series de YouTube
E
Lavar el auto (puede hacerlo alguien más)
D
Aplicación profesional
Tarea
Clasificación
Preparar presentación para junta estratégica
A
Revisar reporte que puede esperar
B
Participar en un chat informal
C
Corregir formato del informe (delegable)
D
Revisar memes de grupo de trabajo
E
Beneficios de la técnica ABCDE
Te obliga a pensar estratégicamente antes de actuar.
Evita que gastes tiempo en tareas poco importantes.
Te entrena para decir “no” a lo que no aporta.
Es compatible con otros sistemas (GTD, Kanban, Pomodoro).
Conclusión
La técnica ABCDE es una herramienta fácil de implementar pero con alto impacto en la gestión del tiempo y la productividad. Te permite mantener el enfoque y tomar decisiones con criterio claro.
Aplicación en la vida personal
Estrategia
Ejemplo de aplicación
Establecer metas SMART
“Bajar 5 kg en 3 meses caminando 4 veces/semana”
Priorizar lo importante
Reservar 1 hora diaria para leer, aunque no sea urgente
Matriz Eisenhower
Eliminar el hábito de revisar redes cada 15 min
Revisión semanal de prioridades
Planificar 3 tareas clave por día domingo por la noche
Aplicación en el trabajo
Estrategia
Ejemplo de aplicación
Metas SMART profesionales
“Reducir los tiempos de entrega en 20% en 2 meses”
Priorización de proyectos
Evaluar cuál proyecto tiene mayor ROI o impacto en clientes
Uso de la Matriz de Eisenhower
Delegar informes repetitivos, enfocarse en innovación
Planificación con foco
Establecer 1 meta clave semanal para el equipo
Herramientas para apoyar este proceso
Herramienta
Uso específico
Google Calendar
Bloquear tiempo para objetivos importantes
Trello / Kanban
Visualizar prioridades por columnas o etiquetas
Notion / Excel
Crear matriz Eisenhower o metas SMART personalizadas
Todoist / TickTick
Organizar tareas por prioridad y proyecto
Recomendación práctica
Define 1 meta personal y 1 profesional SMART esta semana.
Haz una lista de tus tareas actuales y clasifícalas usando Eisenhower.
Elige 3 prioridades diarias y 1 meta semanal para mantener el enfoque.
Haz una revisión cada domingo: ¿qué funcionó?, ¿qué ajustarás?
Identificar tu propósito personal y profesional es un proceso profundo, pero muy valioso. Veamos algunas preguntas clave de reflexión para ayudarte a descubrirlo. Al responderlas, es importante que seas lo más honesto y específico posible.
1. Propósito Personal
Estas preguntas buscan conectar con tus valores, pasiones y sentido de vida:
A. ¿Qué te hace sentir realmente vivo? Piensa en momentos donde te sentiste pleno, emocionado, satisfecho.
B. ¿Qué valoras más en la vida? Ejemplos: libertad, aprendizaje, familia, justicia, crecimiento, bienestar.
C. ¿Qué causas o temas te conmueven profundamente? ¿Hay algo que te moleste o motive a actuar (por ejemplo, desigualdad, educación, medio ambiente)?
D. ¿Qué tipo de legado te gustaría dejar? Imagina que ya viviste una vida plena. ¿Qué te gustaría que otros digan de ti?
2. Propósito Profesional
Aquí buscamos alinear tus talentos, intereses y contribuciones al mundo:
E. ¿Qué disfrutas hacer, incluso si no te pagaran? Pueden ser actividades como enseñar, resolver problemas, escuchar, construir, liderar, escribir.
F. ¿Cuáles son tus fortalezas profesionales? Piensa en habilidades o cualidades que otros reconocen en ti.
G. ¿A quién te gustaría servir o ayudar con tu trabajo? ¿A jóvenes emprendedores? ¿A empresas en crecimiento? ¿A comunidades vulnerables?
H. ¿Qué problemas te entusiasma resolver? Los mejores propósitos se enfocan en transformar alguna necesidad en una solución valiosa.
¿Cómo usar esta información?
Después de reflexionar o escribir tus respuestas, arma una frase de propósito con esta fórmula:
“Mi propósito es [contribución/acción] para [público/meta] a través de [habilidades/talentos/valores], porque creo que [razón profunda o motivación].”
Los 7 hábitos de la gente altamente efectiva, desarrollados por Stephen R. Covey no son un sistema de productividad tradicional, sino un marco de transformación personal y profesional que promueve la efectividad a partir de principios.
Visión general
Covey plantea que la verdadera efectividad es el equilibrio entre:
Resultados (lo que logras)
Capacidad de producción (tu habilidad para seguir logrando)
Estos hábitos están organizados en tres etapas:
Victoria privada (autodominio)
Victoria pública (interdependencia efectiva)
Renovación continua
HÁBITO 1: Sé proactivo
Principio:Responsabilidad personal
¿En qué consiste?
Toma el control de tu vida.
Elige cómo responder ante lo que te ocurre.
No culpes a otros ni a las circunstancias.
Aplicación:
Personal
Profesional
Haces ejercicio sin esperar motivación externa
Propones soluciones en lugar de quejarte del problema
Frase clave: “Entre el estímulo y la respuesta, está tu libertad de elegir.”
HÁBITO 2: Empieza con un fin en mente
Principio:Visión personal y propósito
¿En qué consiste?
Define tu misión de vida.
Establece objetivos claros antes de actuar.
Visualiza el resultado antes de actuar.
Aplicación:
Personal
Profesional
Creas un plan de vida con metas personales
Diseñas un proyecto con indicadores claros y visión final
Dedica tiempo a renovarte física, emocional, mental y espiritualmente.
El crecimiento es un proceso constante.
Ámbitos de renovación:
Área
Ejemplos
Física
Dormir bien, comer saludable, hacer ejercicio
Mental
Leer, aprender, escribir, planificar
Emocional
Cultivar relaciones, perdonar, agradecer
Espiritual
Meditar, reflexionar, conectar con valores
Frase clave: “No puedes dar lo que no tienes.”
Aplicación práctica combinada
Hábito
Acción diaria recomendada
1
Asume responsabilidad de cómo usas tu tiempo hoy
2
Visualiza tu día ideal antes de iniciar
3
Agenda lo importante: salud, familia, proyectos
4
Negocia una solución que beneficie a todos
5
Escucha con empatía antes de dar tu opinión
6
Pide ideas a otros con apertura
7
Programa una actividad que te renueve
Conclusión
Los 7 hábitos de Covey no son técnicas momentáneas, sino hábitos de vida, orientados a formar personas con carácter, propósito, liderazgo, empatía y capacidad de colaboración.
“Los hábitos son lo que nos permite hacer cosas grandes con esfuerzo pequeño, una y otra vez.”
El método de Gestión LEAN del Tiempo (LTM) es una de las propuestas más modernas y efectivas para optimizar el uso del tiempo, especialmente en entornos de alta carga o múltiples responsabilidades.
¿Qué es la Gestión LEAN del Tiempo (LTM)?
El método LTM adapta los principios del enfoque LEAN (originado en la industria automotriz japonesa, especialmente en Toyota) al manejo del tiempo personal y profesional. Su objetivo no es hacer más cosas, sino hacer solo lo que aporta valor, eliminando todo aquello que sea desperdicio.
Principios clave del enfoque LEAN aplicados al tiempo
Principio LEAN
En LTM significa…
Valor
Identificar qué actividades realmente aportan valor a tus metas.
Eliminar desperdicio
Detectar y eliminar tareas, hábitos o distracciones innecesarias.
Flujo continuo
Organizar las tareas para que avancen sin interrupciones.
Mejora continua (Kaizen)
Revisar y mejorar constantemente cómo gestionas tu tiempo.
Justo a tiempo
Hacer las tareas en el momento ideal, no antes ni después.
Visualización del trabajo
Ver claramente qué estás haciendo y qué deberías hacer.
¿En qué consiste el método LTM?
1. Definir valor
Identifica qué actividades realmente aportan valor a tus metas, a tu vida o a tu equipo. Pregúntate:
¿Qué tareas impactan directamente mis objetivos?
¿Qué cosas hago por costumbre, pero no generan resultados?
2. Eliminar desperdicios
Analiza tus días y detecta “desperdicios de tiempo” (MUDA, en japonés).
Tipos comunes de desperdicio de tiempo en LTM:
Esperas innecesarias (reuniones que no inician a tiempo)
Reprocesos (corregir mal hecho)
Tareas duplicadas (responder el mismo correo 3 veces)
Multitarea improductiva
Interrupciones constantes
3. Establecer flujo
Organiza tus tareas como si fueran un proceso de producción:
Secuencias claras (una cosa a la vez)
Puntos de control (revisión semanal)
Cero cuellos de botella (no más de X tareas simultáneas)
4. Implementar sistemas de trabajo visual
Usa herramientas como tableros Kanban o diagramas de flujo que te permitan ver en qué punto estás y qué sigue.
5. Mejora continua (Kaizen)
Revisa constantemente:
¿Qué estoy haciendo bien?
¿Qué puedo eliminar, delegar o automatizar?
¿Qué tarea puede hacerse con menos esfuerzo?
Aplicación práctica: Vida personal
Actividad
¿Agrega valor?
¿Es desperdicio?
Mejora posible
Revisar WhatsApp cada 10 min
No
Sí
Revisarlo 2 veces al día
Cocinar saludable 3x por semana
Sí
No
Preparar ingredientes el domingo
Ver series sin límite
No
Sí
Ver 1 capítulo por día con horario
Aplicación práctica: Trabajo
Actividad
Acción LTM
Reuniones sin agenda
Eliminar o estructurar
Correos sin sentido claro
Plantillas y reglas de filtros automáticos
Microgestión
Delegar con claridad de objetivos
Multitarea continua
Limitar tareas simultáneas (1–2 máximo)
Tareas recurrentes
Automatizar o sistematizar con checklists
Herramientas compatibles con LTM
Herramienta
Aplicación LTM
Notion
Crear flujos, procesos, y plantillas personales
Trello
Visualizar tareas y aplicar flujo continuo
ClickUp
Automatizar flujos de trabajo
RescueTime
Medir el uso real del tiempo en la computadora
Toggle Track
Identificar cuellos de botella con cronómetro
Ciclo de mejora continua (Kaizen personal)
Observar: ¿Dónde se va mi tiempo?
Detectar desperdicio: ¿Qué no aporta valor?
Aplicar mejora: ¿Cómo lo simplifico o elimino?
Medir impacto: ¿Aumentó mi productividad o enfoque?
Repetir semanalmente.
Beneficios del método LTM
Te enfocas en lo esencial y eliminas lo superfluo.
Evitas la sobrecarga mental (menos tareas inútiles).
Aumentas tu sensación de progreso real.
Generas tiempo para descansar sin culpa.
Conclusión
La Gestión LEAN del Tiempo (LTM) es perfecta para personas o equipos que quieren ser altamente efectivos sin estar ocupados todo el tiempo. Se trata de trabajar con inteligencia, no con más esfuerzo, y de mejorar constantemente tu manera de organizarte.
El método Kanban personal es una herramienta visual y altamente adaptable para la gestión de tareas, enfocada en visualizar el trabajo, limitar tareas en curso y mejorar el flujo.
¿Qué es el Método Kanban Personal?
Kanban significa literalmente “tarjeta visual” en japonés. Fue desarrollado originalmente por Toyota como sistema de producción “justo a tiempo” y adaptado después para la gestión de proyectos. En su versión personal, es una herramienta visual para organizar tareas y mantener un flujo de trabajo constante y manejable.
Su lema principal es: “Empieza por visualizar tu trabajo para poder mejorarlo.”
Principios del Kanban personal
Visualiza tu trabajo Representa tus tareas con tarjetas o notas en un tablero dividido por columnas.
Limita el trabajo en curso (WIP – Work In Progress) Evita hacer muchas cosas al mismo tiempo. Cuantas menos tareas simultáneas, más calidad y control.
Gestiona el flujo de trabajo Sigue el movimiento de las tareas de izquierda a derecha. Así detectas cuellos de botella o tareas estancadas.
Haz explícitas tus políticas Define criterios claros: ¿cuándo se mueve una tarea de una columna a otra?
Revisa y mejora continuamente Evalúa semanalmente tu flujo: ¿Dónde te atoras? ¿Qué puedes automatizar o eliminar?
Estructura básica de un tablero Kanban personal
Columna
Propósito
Por hacer (To Do)
Lista de tareas que aún no comienzas
En proceso (Doing)
Tareas en las que estás trabajando ahora mismo
Hecho (Done)
Tareas completadas, útil para ver tu avance
Puedes agregar otras columnas según tus necesidades, como:
“En espera”
“Hoy”
“Revisar”
“Delegado”
“Algún día / Tal vez”
Ejemplo práctico: Vida personal
Objetivo: Organizar tareas domésticas y personales de la semana
Por hacer
En proceso
Hecho
Pagar servicios
Lavar ropa
Comprar súper
Leer 10 páginas
Llamar a mamá
Arreglar bicicleta
Limita a 2 tareas en proceso como máximo.
Ejemplo práctico: Trabajo
Objetivo: Visualizar tareas clave del proyecto “Campaña Digital”
Por hacer
En proceso
Hecho
Escribir guion video
Revisar presupuesto
Diseñar portada campaña
Agendar reunión cliente
Publicar en redes
Puedes usar Trello, Notion, ClickUp o un tablero físico (pizarrón + post-its).
Herramientas digitales para aplicar Kanban
Herramienta
Características destacadas
Trello
Intuitivo, arrastrar tarjetas, listas ilimitadas
Notion
Combina Kanban con notas, bases de datos y calendarios
ClickUp
Kanban + seguimiento de tiempo + vistas personalizadas
KanbanFlow
Incluye técnica Pomodoro integrada
Microsoft Planner
Integrado con Office 365 y MS Teams
Ventajas del Kanban Personal
Aumenta la claridad visual de tu carga de trabajo.
Favorece la concentración y el enfoque.
Permite ver avances concretos y detectar bloqueos.
El Método F.A.S.E. (también conocido como “Lidérate”) es un enfoque integral de gestión personal y productividad consciente que pone énfasis en liderarte a ti mismo antes de intentar liderar tareas, equipos o resultados. Está diseñado para mejorar la manera en que tomamos decisiones, administramos nuestro tiempo y conservamos energía a lo largo del día.
¿Qué significa F.A.S.E.?
Cada letra representa un componente clave del liderazgo personal y la productividad sostenible:
Letra
Significado
Propósito principal
F
Foco
Tener claridad sobre lo que realmente importa.
A
Atención
Dirigir conscientemente tu energía hacia las tareas clave.
S
Sistema
Contar con estructuras externas que apoyen tu organización.
E
Energía
Cuidar tu bienestar físico, mental y emocional para sostener el rendimiento.
Descripción detallada de cada componente
1. F – FOCO
¿En qué debo concentrarme realmente?
Define tu propósito y metas prioritarias.
Evalúa constantemente si las tareas que haces te acercan a ese propósito.
Elimina actividades que no aportan valor.
Aplicación personal:
Estableces una meta semanal relevante (ej. retomar ejercicio).
Decides reducir el tiempo en redes sociales para concentrarte en tu bienestar.
Aplicación profesional:
Identificas el proyecto más estratégico del mes y dedicas bloques de trabajo profundo a él.
Reduces reuniones innecesarias o sin objetivos claros.
Aplica técnicas como Pomodoro, “modo avión”, meditación.
Aprende a trabajar en “estado de flujo”.
Aplicación personal:
Practicas mindfulness 5 minutos al día para entrenar tu atención.
Al leer un libro o compartir con tu familia, dejas el celular lejos.
Aplicación profesional:
Silencias el correo y usas sesiones de 90 minutos de trabajo ininterrumpido.
Tomas notas durante reuniones para mantenerte presente y enfocado.
3. S – SISTEMA
¿Tengo herramientas confiables para organizarme?
Usa agendas, listas, apps o plantillas para ordenar tus compromisos.
Mantén un sistema simple pero constante (GTD, bullet journal, calendario digital).
Haz revisiones semanales para mantener claridad.
Aplicación personal:
Usas Notion o Bullet Journal para organizar tu vida personal y proyectos.
Planificas tu mes con objetivos, tareas y hábitos.
Aplicación profesional:
Implementas Trello o ClickUp para coordinar proyectos y tareas con tu equipo.
Automatizas alertas, recordatorios y seguimiento de tareas.
4. E – ENERGÍA
¿Estoy cuidando la fuente que me permite rendir?
Atiende tus hábitos de descanso, alimentación, ejercicio y relaciones.
No basta con tener tiempo: necesitas energía disponible.
Planifica pausas y actividades regeneradoras durante tu jornada.
Aplicación personal:
Estableces una rutina de sueño y una caminata diaria de 20 minutos.
Identificas qué te recarga emocionalmente y lo incluyes en tu agenda.
Aplicación profesional:
Tomas pausas activas entre bloques de trabajo.
Evitas sobrecargarte y aprendes a decir “no” cuando es necesario.
Aplicación del método F.A.S.E. en la práctica
Componente
Vida personal
Trabajo
Foco
Eliges dedicar una hora diaria a una meta vital.
Enfocas tus esfuerzos en proyectos clave, no urgencias.
Atención
Apagas notificaciones al leer o meditar.
Aplicación de Pomodoro o “modo enfoque” en sesiones.
Sistema
Planificas tu semana los domingos con un Bullet Journal.
Usas Trello + calendario para gestionar tareas.
Energía
Duerme 7–8 horas y practicas autocuidado.
Haces pausas cada 90 minutos y programas almuerzos reales.
Por qué es poderoso este método
Flexible: no te impone herramientas; se adapta a tus necesidades.
Holístico: une productividad + atención + bienestar.
Sostenible: previene el burnout al integrar la energía como elemento esencial.
Conclusión
El método F.A.S.E. no solo te ayuda a hacer más, sino a vivir y trabajar con mayor claridad, propósito y equilibrio. Es ideal para quienes quieren mejorar su desempeño sin descuidar su salud física y emocional.
El método KENSO es un sistema de productividad personal desarrollado por Kike Sarasola, Raúl Hernández y Jeroen Sangers, tres expertos en efectividad personal y bienestar. A diferencia de métodos centrados solo en hacer más, KENSO busca lograr resultados sin renunciar al equilibrio y al propósito.
Se basa en cinco hábitos fundamentales, organizados en una secuencia práctica y flexible:
Los 5 hábitos del método KENSO
1. Conócete
“No puedes mejorar lo que no conoces.”
Objetivo: Identificar tus valores, propósito, fortalezas, límites y hábitos personales.
Aplicación:
Haz un autodiagnóstico: ¿En qué inviertes tu tiempo?, ¿Qué te drena energía?
Define tu propósito personal y profesional.
Usa herramientas como diarios, reflexiones semanales o ejercicios de introspección.
2. Enfócate
“Donde pones tu atención, pones tu vida.”
Objetivo: Aprender a decidir qué es realmente importante y evitar la dispersión.
Aplicación:
Elige un solo Highlight del día (tarea clave).
Elimina o pospone lo que no te acerca a tus metas.
Aplica técnicas como Pomodoro, modo “no molestar”, y la regla 80/20 para priorizar.
3. Actúa
“La planificación sin acción es solo una intención.”
Objetivo: Traducir prioridades en acciones concretas, ejecutarlas con energía y evitar la parálisis.
Aplicación:
Usa herramientas como agendas, listas de tareas o Kanban para organizar tu semana.
Divide proyectos grandes en pasos manejables.
Combina trabajo profundo con pausas activas.
4. Reflexiona
“La mejora nace de la revisión.”
Objetivo: Evaluar cómo te estás organizando y tomar decisiones para mejorar.
Aplicación:
Haz una revisión semanal: ¿Qué funcionó? ¿Qué no?
Revisa tus metas SMARTER.
Ajusta tu agenda y tu lista de tareas.
5. Energízate
“No hay productividad sin energía.”
Objetivo: Mantener cuerpo y mente en buen estado para sostener tus hábitos y metas.
Aplicación:
Duerme lo suficiente y cuida tu alimentación.
Bloquea espacios de descanso real en tu agenda.
Practica mindfulness, ejercicio o actividades que te motiven.
Aplicación en la vida personal
Hábito
Ejemplo práctico
Conócete
Escribes un diario de gratitud y detectas qué cosas te dan energía.
Enfócate
Eliges una sola meta mensual (ej. aprender a tocar guitarra).
Actúa
Planeas prácticas semanales, con tareas pequeñas y agendadas.
Reflexiona
Evalúas si mantuviste el hábito y qué te lo impidió.
Energízate
Aseguras 8 horas de sueño y pausas reales sin celular.
Aplicación en el trabajo
Hábito
Ejemplo práctico
Conócete
Identificas tu mejor horario para tareas complejas (zona de flujo).
Enfócate
Solo aceptas reuniones alineadas con tus objetivos de equipo.
Actúa
Divides un proyecto en entregables semanales y lo asignas en Trello.
Reflexiona
Haces retro semanal del equipo y mejoras procesos.
Energízate
Haces pausas activas cada 90 minutos y evitas el multitasking.
Conclusión
El método KENSO es más que una forma de hacer más cosas: es una filosofía para vivir con intención, enfocarte en lo que importa y mantener el equilibrio entre la productividad y el bienestar.
CUADERNO DE TRABAJO – MÉTODO KENSO
Objetivo: Aplicar los 5 hábitos del método KENSO para aumentar tu efectividad personal sin sacrificar tu bienestar.
—
HÁBITO 1 – CONÓCETE
Preguntas de reflexión:
– ¿Qué actividades me dan energía? ¿Cuáles me la quitan?
– ¿Qué valores son más importantes para mí?
– ¿Cuál es mi propósito personal o profesional?
Autoevaluación de hábitos actuales:
Área de vida
¿Cómo estoy hoy?
¿Qué quiero cambiar?
Tiempo libre
Salud y energía
Trabajo/estudios
Relaciones
—
HÁBITO 2 – ENFÓCATE
Highlight diario (elige una prioridad significativa cada día):
Fecha
Mi Highlight del día
¿Lo completé?
Notas
Tareas que puedo eliminar, delegar o posponer:
– Eliminar:
– Delegar:
– Posponer:
Mi regla 80/20:
– El 20% de mis tareas que me da el 80% de resultados es: ______________________
—
HÁBITO 3 – ACTÚA
Planificación semanal (Time Blocking o Kanban simple):
Día
Bloques de tiempo o tareas clave
Lunes
Martes
Miércoles
Jueves
Viernes
Desglose de un proyecto importante:
– Proyecto: ________________________
– Tareas: 1. 2. 3. 4.
—
HÁBITO 4 – REFLEXIONA
Revisión semanal (hacer los viernes o domingos):
– ¿Qué logré esta semana?
– ¿Qué no logré y por qué?
– ¿Qué voy a mejorar la próxima semana?
Estado general:
Estado emocional
Energía física
Nivel de enfoque
Satisfacción general
—
HÁBITO 5 – ENERGÍZATE
Rutinas de autocuidado:
– Horario ideal para dormir: ________
– Tiempo destinado a actividad física: ________ por semana
El método GTD (Getting Things Done) de David Allen es uno de los sistemas más populares y robustos para la gestión personal del tiempo y tareas. Se basa en liberar la mente de pendientes y utilizar un sistema externo confiable para mantener el control.
El método se desarrolla en 5 etapas de flujo de trabajo que forman un ciclo continuo.
ETAPA 1: Capturar
¿Qué es? Recolectar todo lo que llama tu atención: ideas, compromisos, tareas, preocupaciones, recordatorios. Lo importante es sacarlo de la mente y escribirlo en un lugar confiable.
Ejemplos:
Anotar “renovar licencia de conducir” en una libreta.
Agregar “enviar cotización” a una app de tareas como Todoist o Trello.
Recomendación: No juzgues ni organices aún. Solo captura. Usa bandejas de entrada físicas o digitales (cuaderno, app, correo, notas).
ETAPA 2: Aclarar (Procesar)
¿Qué es? Revisar cada elemento capturado y decidir qué es, si requiere acción y cuál es la siguiente acción específica.
Preguntas clave:
¿Qué es esto?
¿Requiere acción?
NO: Archivar / Tirar / Algún día
SÍ: ¿Cuál es la próxima acción física y visible?
Ejemplos:
“Enviar cotización” → Próxima acción: “Revisar archivo y adjuntar por correo”.
“Comprar libros” → Próxima acción: “Buscar disponibilidad en Amazon”.
ETAPA 3: Organizar
¿Qué es? Colocar cada tarea en el sistema correcto, según su tipo, proyecto, contexto o prioridad.
Tienes 15 minutos libres en la oficina → revisas tu lista de “tareas rápidas” y haces una llamada pendiente.
Estás en casa con energía baja → avanzas en tareas simples del proyecto “Reorganizar oficina”.
GTD no es una lista, es un sistema
Estas etapas no son una simple secuencia; forman un flujo continuo y dinámico. GTD es efectivo porque:
Libera espacio mental.
Aumenta claridad y enfoque.
Reduce el estrés por sobrecarga de pendientes.
Herramientas digitales compatibles con GTD
Existen varias herramientas digitales que están especialmente diseñadas o son altamente compatibles con el método GTD. Las más recomendadas por su estructura, flexibilidad y comunidad de usuarios GTD son:
Todoist
Ventajas:
Permite crear proyectos, etiquetas (contextos), filtros y prioridades.
Puedes tener una bandeja de entrada (“Inbox”) para capturar.
Tiene recordatorios, calendario integrado y vista de próximas acciones.
Ideal para: Usuarios que quieren una app sencilla pero poderosa. Sitio:todoist.com
Things 3 (solo Apple)
Ventajas:
Flujo muy natural para capturar, organizar y revisar.
Área de “Hoy”, “Próximamente”, “Algún día”, etc.
Muy visual, intuitiva y bien diseñada.
Ideal para: Usuarios Apple que priorizan la experiencia de usuario. Sitio:culturedcode.com/things
Nirvana HQ
Ventajas:
¡Diseñada específicamente para GTD!
Tiene categorías como “Inbox”, “Next”, “Waiting”, “Scheduled”, “Someday”, etc.
Soporte para contextos y revisiones.
Ideal para: Usuarios que quieren aplicar GTD literalmente como lo plantea David Allen. Sitio:nirvanahq.com
Ideal para: Usuarios corporativos o que ya usan el ecosistema Microsoft. Sitio:todo.microsoft.com
Notion(con plantilla GTD)
Ventajas:
Altamente personalizable.
Puedes crear una base GTD desde cero o usar plantillas.
Ideal para usuarios que quieren combinar tareas, proyectos, y notas en un mismo lugar.
Ideal para: Usuarios avanzados o creativos que prefieren adaptar el método a su estilo. Sitio:notion.so
Recomendación
Si eres nuevo en GTD, comienza con Todoist o Microsoft To Do. Si ya conoces el método y quieres algo fiel al modelo original, Nirvana HQ es la mejor opción.